Внедрение Битрикс24 в Чите

Обычная продажа CRM выглядит как показ экранов: смотрите, тут воронка, тут роботы, тут отчёты. Мы так не делаем, потому что после такого показа компания покупает систему, а не решение своей задачи. Внедрение Битрикс24 мы начинаем с двух дней разговоров, и главный вопрос этих дней – что происходит с заявкой между тем моментом, когда клиент позвонил, и тем, когда деньги пришли на счёт.

РОСТСАЙТ ведёт проекты с 2011 года в 79 городах России. В Чите и по Забайкальском крае наши заказчики – это подрядчики горнодобывающих и энергетических компаний, транспортные и складские фирмы, поставщики спецтехники и запчастей, оптовики, работающие через приграничные переходы. У всех у них длинная сделка и много ожидания, и настраивать такое вслепую нельзя.

Первое интервью: руководитель рисует схему, которой нет

Мы начинаем с собственника или коммерческого директора. Просим нарисовать на листе, как в компании появляется и закрывается сделка. Почти всегда получается ровная схема из пяти шагов, и почти всегда в ней нет двух реальных вещей: ожидания ответа от поставщика и внутреннего согласования цены. Дальше идут неудобные вопросы: сколько обращений было в прошлом квартале, какая доля превратилась в договор, кто из менеджеров приносит больше денег и на чём чаще всего срываются переговоры. Если цифр нет, значит, мы уже знаем состав будущих отчётов – это и есть первый практический результат встречи.

Второе интервью: как продажи устроены на самом деле

Менеджеров мы слушаем отдельно и без руководителя. Не для того, чтобы поймать кого-то на нарушении регламента, а чтобы увидеть настоящий маршрут: где лежит прайс, откуда берутся остатки, как считается доставка до района, кто согласует отсрочку и сколько времени это занимает. Разница между двумя картинами почти всегда одна и та же. Директор считает, что коммерческое предложение уходит в день обращения; менеджер показывает, что сначала он два дня ждёт цену от поставщика, и клиент за это время успевает получить ответ у конкурента. Автоматизировать надо именно этот разрыв, а не рассылку писем.

Вахта и смены: почему у компаний Читы воронка не одна

Часть клиентов наших заказчиков живёт по вахтовому графику: снабженец участка выходит на связь окном, решение по закупке принимается на большой земле, а отгрузка привязана к завозу. Такая сделка не помещается в ту же воронку, что розница внутри Читы или сервисный ремонт. Мы разводим их на две разные воронки с разными этапами и сроками: у одной сделки нормальный цикл три дня, у другой – полтора месяца, и общий отчёт по конверсии в этом случае бессмысленен. Отдельно закладываем правило, что делать с заявкой, если контактное лицо недоступно неделю: сделка не зависает молча, а получает задачу с датой.

Приграничные сделки и длинное плечо поставки в карте заявки

Если компания везёт товар через переход, в карте пути заявки появляются шаги, которых нет у московского оптовика: подтверждение от поставщика, курс и предоплата, таможенное оформление, срок доставки в Читу. Каждый из них – источник переноса даты, и клиент имеет право знать новую. В системе это превращается в поле «плановая дата отгрузки» с историей изменений и в автоматическое уведомление менеджеру, когда дата сдвинулась. Такие вещи мы выясняем именно на разборе: со стороны кажется, что достаточно одного статуса «в пути», а на практике под ним прячется месяц работы и три возможных срыва.

Что происходит с базой, накопленной за годы

Ещё один вопрос разбора: где сейчас лежат клиенты и в каком они виде. Обычно это три-четыре источника – выгрузка из 1С, общая таблица, личные записные книжки менеджеров и почтовые папки. У компании с офисом в Чите и участками в районах к ним добавляется ещё и список контактов на местах. Мы смотрим на них до старта, потому что от качества данных зависит объём работ: если у половины компаний нет ИНН и ответственного, при переносе появятся дубли, и система с первого дня будет вызывать недоверие. На этом этапе договариваемся, что переносим, что чистим силами заказчика и по какому правилу склеиваем повторы. Перенос базы без такой договорённости – самая частая причина, по которой в CRM потом никто не заходит.

Критерий этапа: чем факт отличается от намерения

Дальше мы переводим карту в воронку, и на каждом этапе появляется проверяемый признак перехода. Не «клиент заинтересован», а «отправлена спецификация с ценой». Не «договариваемся», а «согласована дата и сумма, выставлен счёт». Правило простое: если признак нельзя увидеть в карточке, этап сформулирован плохо. Одновременно назначаем ответственного и предельный срок стоянки на каждом шаге. После этого отчёт по воронке начинает показывать реальную конверсию, а совещание перестаёт быть пересказом ощущений. Всё это делается на бумаге, до того как мы открыли портал.

Из карты процессов в техническое задание

Через два-три дня после интервью вы получаете техническое задание на согласование. Из чего оно состоит:

• воронки и этапы, у каждого – признак перехода и предельный срок;
• поля карточек лида, сделки, компании и контакта;
• оргструктура и права доступа;
• роботы и автозадачи в формате «событие – действие»;
• каналы, которые заводим в систему, и что передаёт каждая интеграция;
• состав отчётов и план обучения;
• отдельным разделом – то, что мы намеренно откладываем на второй этап.

Правки в ТЗ бесплатны и занимают часы; те же правки после настройки стоят денег. Поэтому мы просим прочитать документ вместе с теми менеджерами, которых опрашивали.

Что мы фиксируем в смете и почему она не меняется

Смета считается по согласованному ТЗ и закрепляется договором:

• экспресс-запуск – от 60 000 ₽, пять рабочих дней;
• полное внедрение – от 180 000 ₽, три-четыре недели;
• обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – от 90 000 ₽, две недели;
• телефония, WhatsApp и Telegram в одном окне – от 35 000 ₽, три дня;
• портал с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 ₽, две недели;
• абонентское сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц.

Лицензию Битрикс24 вы оплачиваете напрямую вендору, в наши работы она не входит. Соседние услуги описаны в разделе автоматизация бизнеса, а порядок расчётов – на странице цены.

Шесть часов разницы: как мы согласовываем работы

Разница между Москвой и Читой в шесть часов означает, что общего рабочего дня у нас с вами примерно три часа. Поэтому расписание составляем заранее: интервью и обучение ставим на вторую половину вашего дня, а настройку ведём асинхронно, отчитываясь письменно каждый день. Обучающих сессий две – для менеджеров и для руководителя, обе с видеозаписью, чтобы вводить новых людей без нашего участия. По опыту это критично там, где часть команды работает сменами и просто не может собраться в одной комнате.

Первый месяц после запуска и что мы считаем результатом

Систему сдают не в день настройки, а в день, когда в ней появились живые сделки. Тридцать дней после запуска доработки идут бесплатно: на реальных заявках всплывают случаи, о которых никто не вспомнил на интервью. Через месяц проводим контрольную встречу и сравниваем цифры с теми, что записали в самом начале, – долю дошедших до оплаты, среднее время стоянки на этапах, объём ручной работы. Дальше по желанию берём сопровождение. Если сайт и заявки с него тоже наши, они попадают в воронку напрямую, без ручного переноса – смотрите создание сайтов.

Начать проще всего с получасового разговора: мы зададим те же вопросы, что и на предпроектном интервью, и вы сразу увидите, где у процесса дыры. Звоните +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку, и мы назовём срок и сумму до начала работ.